DMS Online Tool

Lo strumento DMS online offre un repository centrale per documenti con controllo versioni, classificazione guidata dai metadati, controlli di accesso e audit trail. Si rivolge a dipartimenti legali, conformità, operazioni e IT che devono importare, organizzare e conservare in sicurezza file tra reparti, garantendo una rapida reperibilità e una gestione dei record difendibile. All’ingestione, gli utenti forniscono un repository, nome documento, versione, contenuto e metadati strutturati; ogni documento diventa un artefatto versionato con cronologia tracciabile e vincoli politici. Il sistema applica schemi di metadati coerenti, supporta tag e segue proprietà e requisiti di conservazione per audit e revisioni.

Nello sfondo, la pipeline di ingest assegna un document_id unico e crea un indice di ricerca. L’estrazione full-text avviene ove possibile, consentendo una rapida indicizzazione per titoli, metadati e contenuti. I controlli di accesso operano a livello di record, con permessi basati sui ruoli e audit log che registrano ogni azione di lettura o scrittura. Lo strumento supporta import massivi, workflow guidati da API e OCR opzionale multilingue per PDF e immagini scansionati, ampliando l’area ricercabile.

Le uscite chiave includono document_id, stato, index_status, created_at e version. Esportazioni opzionali e dati evento possono alimentare sistemi a valle. La gestione degli errori copre input mancanti, file di grandi dimensioni o formati non supportati, con codici di errore espliciti per scenari di integrazione. Funzionalità opzionali come regole di conservazione automatizzate e classificazione automatica aiutano a mantenere la conformità senza tagging manuale, mentre le integrazioni API permettono ad app esterne di innescare ingest, ricerca ed esportazione.