DMS Online Tool

L'outil DMS en ligne offre un référentiel central pour les documents avec contrôle de version, classification guidée par les métadonnées, contrôles d'accès et journaux d'audit. Il s'adresse aux départements juridiques, de conformité, aux opérations et à l'IT qui doivent importer, organiser et stocker des fichiers en sécurité à travers les départements, assurant une récupération rapide et une gestion des enregistrements défendable. Lors de l'ingestion, les utilisateurs fournissent un dépôt, un nom de document, une version, le contenu et des métadonnées structurées; chaque document devient un artefact versionné avec un historique traçable et des liaisons de politiques. Le système applique des schémas de métadonnées cohérents, prend en charge les étiquettes et suit la propriété et les exigences de rétention pour les audits et les revues.

En coulisses, le pipeline d’ingestion stocke le contenu de manière sécurisée, attribue un document_id unique et construit un index de recherche. L’extraction en plein texte s’effectue lorsque c’est possible, permettant une récupération rapide par titres, métadonnées et contenu. Les contrôles d’accès s’appliquent au niveau des enregistrements, avec des permissions basées sur les rôles et des journaux d’audit qui capturent chaque lecture ou action d’écriture. L’outil prend en charge les importations en masse, les flux de travail pilotés par API et l’OCR optionnelle multilingue pour les PDFs et images scannés, élargissant le champ consultable.

Les sorties clés incluent document_id, statut, index_status, created_at et version. Des exportations optionnelles et des données d’événements peuvent alimenter des systèmes en aval. La gestion des erreurs couvre les entrées obligatoires manquantes, les fichiers trop volumineux ou les formats non pris en charge, avec des codes d’erreur explicites pour les scénarios d’intégration. Des fonctions optionnelles telles que les règles de rétention automatisées et la classification automatique aident à maintenir la conformité sans tagging manuel, tandis que les intégrations API permettent aux applications externes de déclencher l’ingestion, la recherche et l’export.